Vrijwilligers Werven

Het werven - en behouden - van vrijwilligers wordt door velen gezien als een lastige zaak. Zo ook in de archeologische wereld. Het kan bijvoorbeeld moeilijk zijn om jonge vrijwilligers te krijgen of overbelasting van de bestaande vrijwilligers te voorkomen. Maar tegelijkertijd kunnen vrijwilligers van enorme waarde zijn binnen je organisatie.

Om je te helpen bij het werven van vrijwilligers delen we graag de inhoud van de speciale masterclass ‘Meer Vrijwilligers in Kortere Tijd’ van Team Sportservice met je. Team Sportservice ontwikkelde een speciale methode die zo succesvol bleek, dat zij deze masterclass nu ook geven buiten de sport aan o.a. musea en bibliotheken – en nu ook binnen de archeologie.

De vraagstukken waar men het vaakst tegenaan loopt als het gaat om vrijwilligers zijn:

– eenzijdige samenstelling van vrijwilligersbestand
– jonge vrijwilligers binden is moeilijk
– te weinig doorstroom
– overbelasting van de vrijwilligers
– tekort aan (deskundige) vrijwilligers

Om dit soort vraagstukken op te lossen, is het belangrijk te zorgen dat de cultuur verandert binnen de organisatie zodat vrijwilligerswerk een vanzelfsprekende plaats binnen het beleid van de organisatie krijgt. TSS ontwikkelde vijf stappen die je hiervoor kunt volgen (deze stappen kun je uitgebreid HIER terugvinden):

1. Maak een inventarisatie van je huidige vrijwilligers en hun taken, en stel aan de hand daarvan een vacaturelijst op.
Een goede voorbereiding is het halve werk: inventariseer wie er al vrijwilliger is bij je vereniging, noteer hoe lang die persoon dat al doet, hoe oud hij of zij is, wat voor taken deze persoon uitvoert, en hoeveel tijd hij of zij daar insteekt. Alleen dan wordt duidelijk hoe groot het tekort is, en welke vrijwilligers mogelijk te veel doen voor de vereniging. Aan de hand van deze lijst kun je bepalen hoeveel nieuwe vrijwilligers nodig zijn en wat hun taken worden.

2. Creëer een positief imago (campagne voeren)
Het is de taak van de vereniging om duidelijk te communiceren naar haar leden en overig publiek wat er allemaal door vrijwilligers wordt gedaan. Voor het creëren van bewustwording zet je een PR campagne op, waarin je vrijwilligerswerk positief belicht. Laat op je (social) media goed zien dat jouw vereniging vrijwilligers waardeert, bijvoorbeeld door hier regelmatig iets over te schrijven en foto’s te plaatsen van vrijwilligers die in het zonnetje worden gezet.

3. Wervingsactie aankondigen binnen de eigen achterban
Er werkt maar één manier echt. Als je aan een vrijwilliger vraagt hoe hij/zij zelf ooit vrijwilliger geworden is, dan is het antwoord over het algemeen: ‘Ik ben gevraagd’. Dat is dan ook direct de volgende stap: de daadwerkelijke wervingsactie: het bellen of face-to-face aanspreken van potentiële vrijwilligers.
Deze vind je in je eigen achterban, d.w.z. vrienden en familie van je bestaande leden. Indien je geen of weinig eigen achterban hebt, is de belangrijkste eerste stap het creëren van deze achterban. Organiseer bijvoorbeeld een diner, cursus of andere activiteit waarvoor elk bestaand lid een bekende mag uitnodigen of zoek de samenwerking met een andere organisatie, bijvoorbeeld een wandelvereniging.

4. Organiseer een ontmoetingsmoment voor de nieuwe vrijwilligers
Zorg dat nieuwe vrijwilligers binnen twee/ drie weken aan de slag kunnen, of kennis hebben gemaakt met elkaar. Organiseer bijvoorbeeld een welkomstavond voor de nieuwe vrijwilligers. Op deze avond maken zij kennis met de huidige vrijwilligers, en kunnen zij geïnstrueerd worden.

5. Last but not least: schrijf een vrijwilligersbeleid
Een vrijwilligersbeleid schrijf je als plan om de huidige vrijwilligers te behouden en zo in de toekomst steeds makkelijker nieuwe vrijwilligers aan te trekken. Het vrijwilligersbeleidsplan bestaat uit een visie, je doelen, een actieplan en evaluatie. Om dit plan te maken, kun je deze template gebruiken. In deze pdf vind je talloze tips voor extra hulp.

Goed om te onthouden: het belangrijkste bij het werven van vrijwilligers is dat je de werkzaamheden afstemt op wat diegene zelf leuk vindt en waar hij/zij goed in is. Laat diegene eventueel zelf bepalen wat hij/zij wilt doen. Zorg er daarnaast voor dat je iemand niet meteen vele uren inzet, maar liever af en toe. Tot slot: maak het werk aantrekkelijk! Denk na over hoe de werkzaamheden echt kunnen bijdragen aan iemands ontwikkeling. Zo maak je vrijwilligerswerk ook aantrekkelijk voor jongeren, die het kunnen gebruiken om hun CV uit te breiden of voor mensen die (tijdelijk) buiten de arbeidsmarkt vallen.

Voor meer informatie over Team Sport Service, kun je mailen naar Niels van Weert (nvanweert@teamsportservice.nl). Succes!